Sistem informasi Akuntansi pada Penjualan Secara Kredit

Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Menurut berbagai sumber yang telah saya baca pada sistem informasi akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus
(langsung lunas).

Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Menurut Yendrawati (2005:63) banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran.

Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :

1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual

2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.


Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.

INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.

Sumber : beberapa situs web

Pengendalian Internal Arus Kas Perusahaan dengan Sistem Informasi Akuntansi

Setiap perusahaan dalam menjalankan operasi usahanya akan mengalami arus masuk kas (cash inflows) dan arus keluar (cash outflows). Apabila arus kas yang masuk lebih besar daripada arus kas yang keluar maka hal ini akan menunjukkan positive cash flows, dan sebaliknya apabila arus kas yang masuk lebih kecil dari arus kas yang keluar maka arus kas yang terjadi menunjukkan negative cash flows. Definisi arus kas adalah arus masuk dan keluar kas atau setara kas. Laporan arus kas tercakup pada laporan tahunan perusahaan, memberikan informasi mengenai arus kas masuk dan arus kas keluar dan arus kas setara. Juga menganalisa semua perubahan yang mempengaruhi kas dalam kategori operasi, investasi dan pendanaan dari suatu perusahaan selama suatu periode. Pengendalian arus kas sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Pengendalian adalah proses mempengaruhi atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organinsasi atau system. Sedangkan pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga dan melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.

Dengan adanya pengendalian internal yang memadai diharapkan segala kesalahan, penyimpangan dan kecurangan, dan hal hal yang meragukan perusahaan dapat ditekan serendah mungkin. Itu berarti pengendalian internal atas pendapatan yang memadai dalam suatu perusahaan dapat ditunjang oleh sebuah sistem informasi akuntansi yang memadai pula. Dengan adanya masalah arus kas tersebut diperlukan system pengendalian internal dalam sebuah perusahaan. Dimana fungsi dari sistem pengendali ini merupakan sistem control yang akan mengontrol arus kas dalam sebuah perusahaan. Sistem pengendalian intern merupakan suatu istilah yang telah umum dan banyak digunakan untuk berbagai kepentingan. Sistem pengendalian intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.

sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap hak milik, hutang-hutang, pendapatan dan biaya-biaya. Praktek – praktek yang sehat haruslah dijalankan didalam melakukan tugas – tugas dan fungsi – fungsi setiap bagian dalam organisasi.Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggungjawab. Sistem pengendalian intern kas pada umumnya adalah melakukan pengawasan terhadap sistem dan prosedur penerimaan kas, sistem dan prosedur pengeluaran kas. Pengawasan ini dilakukan dengan adanya laporan arus kas perusahaan yang dapat membantu para pemakainya untuk melihat bagaimana saldo kas dan setara kas dalam neraca perusahaan berubah dari awal hingga akhir periode akuntansi dan apa artinya perubahan tersebut bagi perusahaan, apakah menunjukkan prestasi positif atau negative. Karena laporan arus kas tidak dapat dipisahkan dengan laporan keuangan lainnya, maka penggunaannya secara bersama – sama akan memberikan hasil yang lebih tepat untuk mengevaluasi sumber dan penggunaan kas perusahaan dalam seluruh kegiatan perusahaan. Dengan demikian dapat membantu para pemakai laporan keuangan untuk mengevaluasi struktur dan kinerja keuangan suatu perusahaan.