Sistem Informasi Akuntansi Koperasi ABRI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Era globalisasi ini perkembangan dunia perekonomian mengalami kemajuan sangat pesat baik dalam hal teknologi maupun pemikiran. Salah satunya adalah kegiatan di bidang jasa yaitu koperasi. Koperasi merupakan bentuk organisasi ekonomi yang mempunyai peran penting dan berkaitan erat dengan sistem perekonomian di Indonesia saat ini, yang merupakan pilar ekonomi berbasis kekeluargaan dan kegotongroyongan. Seperti yang terjadi pada Koperasi PRIMKOPPABRI, Unit Simpan Pinjam merupakan salah satu bagian yang mempunyai peran penting dikarenakan sebagian besar pendapatan diperoleh dari unit tersebut.

Sampai saat ini sistem akuntansi yang digunakan pada koperasi PRIMKOPPABRI (Primer Koperasi Purnawirawan ABRI) masih belum terkomputerisasi, karena segala aktifitas koperasi tersebut masih manual. Sistem akuntansi simpan pinjam pada PRIMKOPABRI belum sesuai dengan standar akuntansi karena belum terlaksana siklus akuntansi, dalam hal ini belum ada pencatatan jurnal, posting ke buku besar serta penyajian laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi. Kegiatan operasional koperasi dalam hal ini sering terjadi kesalahan dalam sistem pencatatan, ini terjadi diakibatkan kurang baiknya sistem pencatatan yang digunakan sehingga dalam pemrosesan data transaksi menjadi lambat. Sistem informasi akuntansi simpan pinjam yang terjadi pada koperasi PRIMKOPPABRI berasal dari Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, dan Simpanan Sukarela. kesalahan yang sering terjadi pada periode akhir bulan untuk pemasukan data kas yang masuk setiap bulanya. Bagian yang terlibat dalam pembuatan laporan simpan pinjam ditempat peneliti yaitu bagian Bendahara dan Pembukuan. Bagian Bendahara sering mengalami kesalahan dalam penginputan data pada saat adanya transaksi simpan dan pinjam setiap harinya, dan pembukuan masih mengalami kesulitan dalam pembuatan laporan bulanan, Untuk masalah ini setidaknya diperlukan beberapa alternatif pemecahan yang mungkin dapat berguna bagi sistem operasional perusahaan terutama sistem infornmasi simpan pinjam. Untuk itu diperlukan perubahan yang dapat meningkatkan keefektifan dalam penerapan sebuah sistem. Adapun langkah yang perlu diambil untuk pemecahannya adalah dengan menggunakan program aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database Acess 2003. Dengan demikian peneliti mengambil simpulan untuk mengambil judul

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PRIMKOPPABRI DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN ACCESS 2003”.

1.2.1 Identifikasi Masalah

Berkaitan dengan uraian dalam latar belakang, penulis dapat menentukan pokok permasalahan yang akan dibahas, adapun identifikasi permasalahan yang akan dibahas adalah :

A. Bagaimana Sistem Akuntansi Simpan Pinjam pada PRIMKOPPABRI (Primer Koperasi Purnawirawan ABRI).

B. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam pada PRIMKOPPABRI dengan menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 dan Acess 2003.

1.3 Batasan Masalah

Luasnya ruang lingkup permasalahan dan keterbatasan waktu dalam pembuatan laporan, penulis mengarahkan pada pokok permasalahannya saja. Yaitu Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam dibatasi pada :

A. Proses simpan dan pinjam. Proses simpan terdiri dari simpanan pokok, simpanan wajib, dan simpanan sukarela dan pinjaman berupa uang. Metode pencatatan akuntansi yang digunakan diperusahaan yaitu metode pencatatan Cash Basic, karena pendapatan diakui apabila benar-benar diterima secara tunai dan akan mengakui beban apabila betul-betul telah terjadi.

B. Sistem yang dirancang akan diterapkan pada bagian Bendahara dan Pembukuan, dan Output yang dihasilkan berupa laporan keuangan yaitu Neraca dan Laporan sisa hasil usaha pada PRIMKOPABRI dengan menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 dan Acess 2003.

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian

1.4.1 Maksud Penelitian

Maksud dari penulis melaksanakan penelitian adalah untuk memperoleh data yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam pada PRIMKOPABRI.

1.4.2 Tujuan Penelitian

Tujuan diadakannya penelitian pada PRIMKOPABRI adalah :

A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi Simpan Pinjam pada PRIMKOPABRI (Primer Koperasi Purnawirawan ABRI).

B. Untuk merancang Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam di PRIMKOPABRI dengan menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 dan Access 2003.

1.5 Metode Penelitian

1.5.1 Desain penelitian

Menurut M. Nazir dalam bukunya Metode Penelitian, menjelaskan bahwa : “Desain Penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian”.

1.5.2 Metode Penelitian

Dalam penyusunan Laporan metode yang digunakan peneliti adalah metode Survei dan Eksperimental. Menurut M. Nazir dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian yaitu : “Metode Survei adalah penyelidikan yang diadakan untuk memperoleh fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keterangan keterangan secara faktual, baik tentang institusi sosial, ekonomi, atau politik dari suatu kelompok atau dari suatu daerah.”

1.5.3 Metode pengembangan Sistem Informasi

Definisi metodologi pengembangan Sistem menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi yaitu : “Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep, pekerjaan dan aturan-aturan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.Dalam pengembangan sistem informasi perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama

pengembangan ini.”

1.6 Kegunaan Penelitian

A. Kegunaan Operasional.

Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan masukan yang membangun untuk kelangsungan koperasi kearah yang lebih baik dan maju dan diterapkan dalam pengelolaan simpan pinjam di koperasi, karena penelitian ini bermaksud untuk menambah sistem baru yang diharapkan dapat mempermudah pengolahan data sehingga menghasilkan laporan dan perhitungan simpan pinjam yang lebih baik dari sebelumnya dengan menggunakan Visual Basic 6.0.

B. Kegunaan Akademis

Bagi Penulis Peneliti dapat mengetahui urutan pengolahan data simpan pinjam di PRIMKOPABRI, sehingga penulis dapat merancang sistem yang baru untuk koperasi tersebut. Selain itu penulis dapat menerapkan ilmu yang didapat selama perkuliahan, yaitu dengan merancang Sistem informasi Akuntasi Simpan Pinjam menggunakan Visual Basic 6.0.

C. Bagi peneliti Lain

Sebagai sumber informasi bagi pihak lain yang memerlukan informasi dan bahan referensi tambahan dalam membuat laporan mengenai permasalahan yang sama.

1.8 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, metode penelitian, lokasi dan waktu penelitian, sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori yang mendukung tema atau judul penelitian sesuai dengan referensinya.

BAB III SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisi tentang organisasi tempat penelitian. Hal-hal yang dibahas pada bab ini antara lain adalah sejarah perusahaan, struktur organisasi, kebijakan perusahaan, sistem yang berjalan pada perusahaan yang diteliti.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI SIMPAN PINJAM

Bab ini merupakan isi atau pokok pembahasan utama dari penelitian. Hal-hal yang dibahas pada bab ini antara lain adalah DFD, Diagram konteks, Flowchat, dan perancangan sistem usulan.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi simpulan yang menjelaskan kelebihan dan kelemahan sistem yang berjalan serta saran yang menjelaskan solusi dari kelemahan sesuai dengan tujuan penelitian.

BAB II

LANDASAN TEORI

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam

Definisi Perancangan menurut AL-Bahra bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menyebutkan bahwa: ”Perancangan adalah suatu kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.” Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah mendesain, menggambarkan sistem yang baru yang bertujuan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada di perusahaan dengan penggunaan sistem yang lebih baik.

“DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir, atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.”

Entity Relationship Diagram (ERD)

Definisi ERD (Entity RelationShip Diagram) menurut Hall James A dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi didefinisikan sebagai berikut: “ERD adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antar entitas dalam sebuah sistem.”

Bagan Alir Sistem (System Flowchart)

Definisi Bagan Alir Sistem (System Flowchart) menurut Jogiyanto H.M dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi didefinisikan sebagai berikut : “Bagan alir sistem (system Flowchart) merupakan bagian yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan dari prosedur yang ada dari sistem.”

BAB III

SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Koperasi PRIMKOPABRI

Berdirinya koperasi PRIMKOPABRI diprakarsai oleh adanya aktifitas simpan pinjam oleh kelompok Purnawirawan ABRI yang memiliki modal dan ingin mengembangkan usahanya secara mandiri. Namun demikian hal tersebut hanya memberikan keuntungan yang bersifat sepihak, hal ini yang pada akhirnya menumbuhkan rangsangan untuk membentuk koperasi sebagai badan usaha yang bergerak dengan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan Purnawirawan. Koperasi PROMKOPABRI didirikan pada tahun 1986 yang bergerak dalam kegiatan simpan pinjam. kegiatan ini berjalan dengan perlahan walupun dana yang dihimpun pada saat itu belum mampu memenuhi sejumlah animo purnawirawan dengan kegigihan para perintis akhirnya koperasi mampu mengusahakan penyandang modal untuk memenuhi kebutuhan minimal dari sejumlah animo anggota.

Pendirian koperasi sebagai badan usaha yang bergerak untuk meningkatkan kesejahteraan anggota ternyata disambut baik oleh segenap pegawai, walaupun kemampuan yang dimiliki belum dapat memberikan pelayanan seperti yang diharapkan oleh segenap anggotanya, namun berkat dorongan dari berbagai pihak maka kegiatan koperasi dapat berlangsung. Meningkatnya kegiatan usaha koperasi menuntut adanya jaminan perlindungan hukum, sehingga dari pengukuhan dengan status akta notaris ditingkatkan menjadi berbadan hukum pada tanggal 4 Februari 1988 dengan No. 8530/BH/KWK/10/21 dari kanwil propinsi Jawa Barat. Dengan adanya status badan hukum koperasi memberikan peluang yang sangat besar untuk melakukan pengembangan kegiatan usaha, sehingga mulai tahun 1998 kegiatan usaha koperasi tidak hanya bergerak dalam simpan pinjam melainkan dalam kegiatan usaha lainnya.

Visi dan Misi PRIMKOPABRI

PRIMKOPABRI memiliki Visi dan Misi. Visi dan Misi tersebut adalah sebagai berikut :

Visi PRIMKOPABRI

Meningkatkan kesejahteraan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya sehingga ikut menciptakan ketahanan perekonomian bangsa.

Misi PRIMKOPABRI

Adapun misi dari PRIMKOPABRI adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas kehidupan anggotanya dan masyarakat

2. Meningkatkan pertumbuhan perekonomian anggota

3. Menciptakan ketahanan pembangunan perekonomian Nasional yang menjadi tanggungjawab bersama.

Struktur Organisasi PRIMKOPABRI

Deskripsi Jabatan pengurus PRIMKOPABRI

A. Ketua

Berikut ini adalah uraian Tugas ketua PRIMKOPABRI antara lain yaitu:

1. Memimpin organisasi dan usaha koperasi.

2. Melakukan segala perbuatan hukum dan atas nama koperasi serta mewakili koperasi dihadapan maupun diluar pengadilan.

3. Memberikan otorisasi kepada anggota baru yang mendaftar

4. Menyelenggarakan rapat anggota dan rapat pengurus

5. Membantu pengawas dalam melakukan pengawasan dengan memberikan keterangan, memperlihatkan segala buku/catatan, warkat, persediaan barang-barang atau alat-alat perlengkapan dan lain sebagainya yang diperlukan.

6. Memberikan penjelasan kepada anggota, agar segala ketentuan anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, peraturan khusus serta keputusan Rapat Anggota dan lainnya diketahui serta dimengerti

7. Mengkoordinasi kegiatan dalam bidang pengembangan dan ketatalaksanaan organisasi.

8. Melakukan penilaian dan peninjauan kembali Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dalam rangka penyempurnaan bila perlu.

9. Melaksanakan tugas lainnya yang bersifat rutin atau insedentil.

B. Sekretaris

Berikut ini adalah uraian tugas Sekretaris antara lain yaitu:

1. Bertanggungjawab atas pemeliharaan buku-buku organisasi yaitu daftaranggota, daftar pengurus, buku notulen, keputusan-keputusan rapat pengurus dan surat-surat lainnya.

2. Mengatur dan menyelenggarakan tata administrasi umum koperasi serta mengatur pencatatan dan penyampaian hasil rapat kerja pengurus.

3. Memproses penyelesaian konsep peraturan-peraturan, surat keputusan dan sebagainya.

4. Menyelesaikan administrasi masalah-masalah yang menyangkut hukum dan perjanjian-perjanjian, baik pada bidang organisasi maupun usaha.

C. Bendahara

Berikut ini adalah uraian tugas Bendahara antara lain yaitu :

1. Menyelenggarakan administrasi keuangan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi setiap bulan.

2. Membantu kelancaran kegiatan pemberian pengawas, dan gaji para anggota.

D. Pengawas

Berikut ini adalah uraian tugas pengawas antara lain yaitu:

1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi setiap tiga bulan sekali dan sekurang-kurangnya enam bulan sekali.

2. Membuat laporan tertentu tentang hasil pengawasan dan disampaikan kepada pengurus anggota dan pemerintah.

3. Mengawasi pelaksanaan kebijakan pengurus.

4. Memberikan saran-saran kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan organisasi dan usaha koperasi.

E. Bendahara Simpan Pinjam

Berikut ini adalah uraian tugas bendahara simpan pinjam antara lain yaitu :

1. Mengelola dan membukukan simpanan dan pinjaman dan pembayaran pinjaman anggota.

2. Mengecek pembayaran angsuran pinjaman, uang pinjaman kepada anggota.

3. Membuat laporan pengeluaran kas, laporan keuangan.

F. Pembukuan simpan Pinjam

Berikut ini adalah uraian tugas pembukuan simpan pinjam antara lain yaitu:

1. Menerima pendaftaran menjadi anggota.

2 Mengeluarkan buku tabungan pada anggota baru.

3 Membuat laporan bulanan.

Kebijakan Perusahaan/ Syarat Menjadi Anggota

A. Koperasi PRIMKOPABRI didirikan khusus untuk Purnawirawan ABRI.

B. Sebagai syarat Untuk menjadi anggota PRIMKOPABRI diwajibkan membayar simpanan pokok sebesar Rp 20.000 simpanan wajib sebesar Rp 10.000 dan simpanan sukarela tidak ditentukan minimal Rp 1000, pada saat pendaftaran.

C. Untuk simpanan pokok, anggota hanya membayar satu kali simpanan pada saat mendaftar menjadi anggota koperasi, dan tidak dapat diambil selama anggota tersebut masih menjadi anggota koperasi.

D. Untuk ketentuan koperasi, setiap anggota dapat mengajukan pinjaman setelah anggota tersebut berturut-turut melaksanakan kewajibannya menjadi anggota yaitu membayar simpanan wajib dan sukarela minimal 5 kali pembayaran.

E. Besarnya pinjaman maksimal 3x dari simpanan wajib dan simpanan sukarela per Anggota.

F. Besar bunga yang ditetapkan dalam melakukan pinjaman adalah 3% dari besarnya pinjaman.

G. Tempo Angsuran diatur dengan kesepakatan bersama antara Anggota, Bendahara atau Ketua.

H. Jika Anggota tidak dapat membayar angsuran pada bulan yang telah ditentukan, maka tidak ada denda apapun untuk Anggota tersebut.

I. Jika Anggota tidak dapat membayar angsuran pada bulan yang telah ditentukan, maka anggota bisa membayar anggsuran pada bulan berikutnya dengan kesepakatan bersama antara Anggota, dan Bendahara.

J. Jika Anggota tidak dapat membayar angsuran pada bulan yang telah ditentukan, maka tidak ada jaminan barang apapun.

K. Bila Anggota telah meninggal, maka kewajiban sebagai anggota koperasi dialihkan kepada ahli waris atau ketentuan lain yang telah ditetapkan.

L. Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) ditetapkan sebesar 1% per Anggota, dari pendapatan bungan, selebihnya digunakan untuk perlengkapan, peralatan, dan beban-beban Koperasi.

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIMPAN PINJAM

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam yang diusulkan

Pada perancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam yang sedang berjalan pada PRIMKOPABRI, sistem yang diusulkan merupakan sistem secara terkomputerisasi menggunakan program aplikasi microsoft visual basic 6.0 dan access 2003. Sistem tersebut dapat membantu serta mempermudah pekerjaan khususnya pada saat menginput data transaski simpan dan pinjam.

Bagian yang yang terlibat dalam pembuatan laporan simpan pinjam ditempat peneliti yaitu bagian Bendahara dan Pembukuan. Sistem informasi akuntansi simpan pinjam yang terjadi pada koperasi PRIMKOPPABRI berasal dari Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, dan Simpanan Sukarela. Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user (Bendahara dan Pembukuan) mengenai sistem yang baru.

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam yang diusulkan

Pada bab ini penulis akan memberikan usulan pada rancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam yang sedang berjalan pada PRIMKOPABRI, sistem yang diusulkan merupakan sistem secara terkomputerisasi dan sistem tersebut dapat membantu serta mempermudah pekerjaan khususnya pada saat menginput data transaski simpan pinjam.

Diagram konteks

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem pengolahan data secara umum, diagram konteks ini dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

Keterangan:

SPP = Surat Persetujuan Pinjaman

LHK = Laporan Harian Kas

FPP = Formulir Pengajuan Pinjaman

FP = Formulir Pendaftaran

SPPS = Surat Pembekuan pinjaman Sementara

FAP = Formulir Angsuran Pembayaran

FBL = Formulir Bukti Lunas

FBWP = Formulir batas Waktu Pembayaran

Keterangan:

A. FP = Formulir pendaftaran

B. DA = Data Anggota

C. DS = Data Simpanan

D. DPP1 = Data Pengajuan Pinjaman

E. DAP = Data Angsuran Pembayaran

F. DPP2 = Data pelunasan Pembayaran

G. DPP3 = Data Penangguhan Pembayaran

H. KTP = Kartu Tanda Penduduk

I. KK = Kartu Keluarga

J. KRTA = Kartu ABRI

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan.

ERD Simpan Pinjam yang diusulkan

ERD adalah suatu diagram yang mempunyai hubungan diantara beberapa entitas. adapun entityrelationship diagram dari sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

Setelah melakukan penelitian di PRIMKOPABRI pada unit simpan pinjam,

akhirnya penulis mendapatkan beberapa kesimpulan bahwa:

A. Pengelolaan simpan pinjam pada PRIMKOPABRI masih bersifat manual sehingga mengakibatkan lambatnya proses simpan pinjam dan Laporan keuangan yang disajikan pada PRIMKOPABRI belum menampilkan siklus akuntansi yang sesuai dengan standar akuntansi karena tidak adanya proses penjurnalan, posting ke buku besar dan laporan keuangan.

B. Penulis membuat rancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam dengan menggunakan Microsoft visual basic 6.0 dengan database Microsoft Access 2003, yang sebelumnya telah dibuatkan desain Sistem Informasi Akuntansi berupa Flowchart, DFD, dan ERD rancangan tersebut dapat membantu bendahara simpan pinjam dalam mengolah data transaksi simpan dan pinjam. Serta bagian Pembukuan yang menghasilkan laporan keuangan yaitu neraca dan sisa hasil usaha.

5.2 SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut: A.Hendaknya perlu membuat laporan keuangan yang sesuai dengan standar koperasi. Bagian Bendahara yang setiap hari menerima transaksi Simpan Pinjam dan bagian Pembukuan yang membuat laporan keuangan.

B. Perancangan sistem informasi akuntansi simpan pinjam menggunakan visual basic 6.0, dapat membantu dan mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan yang diserahkan ke pemakai informasi yaitu bendahara dan Pembukuan. Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan program simpan pinjam ini minimal lulusan D3 atau orang yang mempunyai ilmu komputer atau dapat mengoperasikan komputer.